Inwestycje w kadrę

Czy zdarzyło ci się po wyjściu z pracy uświadomić sobie, że tak naprawdę niczego nie załatwiłeś i nie zrobiłeś? Gro z czytelników odpowie, że tak, ale nie będą już tak precyzyjni, kiedy zostaną zapytani, co więc robili przez osiem godzin, które winni spędzić w przedsiębiorstwie. Jeśli ten problem dotyka czasem także was, proponuję przeczytać do końca ten artykuł, a postaram się poradzić jak zorganizować swój czas oraz wskazać na przyczyny naszego nic nie robienia w firmie.

Jak sobie pomóc?

Przede wszystkim warto wypisać sobie to, czego oczekuje od nas szef. Sporządźmy zatem listę zadań do wykonania wraz z terminami, kiedy najpóźniej powinny być zrobione. Każde nowe polecenie systematycznie dopisujmy do naszej notatki, tak abyśmy mieli czarno na białym wypisane, to co jeszcze zostało przed nami. Ważną kwestią jest też o dziwo rutyna. Jeślim wyrobimy w sobie pewne nawyki (np. rano zawsze sprawdzam urzędową pocztę, potem sporządzam tygodniowy raport itp.), to nawet jak nam się będzie bardzo nie chciało, wykonamy te czynności niejako mechanicznie. I to co tak naprawdę najistotniejsze, zawsze upewnij się, że został ci jeszcze margines czasu. Niezależnie bowiem, od faktu, w jakiej pracujesz branży zawsze mogą zdarzyć się sytuacje, których nie mogliśmy przewidzieć, a które pożrą nam mnóstwo czasu, wyobraźmy sobie ot chociażby: popsuty komputer….
Jeśli stanowisz jednak „ciężki przypadek”, to obawiam się, że należy posłużyć się bardziej rozbudowanymi środkami. Proponuję abyś planowanie rozłoży sobie na etapy: to co będziesz planował raz do roku, raz na pół roku, każdego miesiąca, tygodnia i wreszcie codziennie.

Raz do roku

• postaw przed sobą cele, które planujesz osiągnąć
• wypisz sobie daty rozpoczęcia i zakończenia najistotniejszych przedsięwzięć
• rozłóż obowiązki względem swoich podwładnych
• dokonaj analizy swojej pracy w roku ubiegłym.

Raz na pół roku

• dokonaj ewaluacji postępów pracy własnej
• skoryguj, dostosuj do teraźniejszości swoje plany i postawione wcześniej cele

Co miesiąc

• ustal konkretne zadania na ten miesiąc
• zaplanuj działania pomocne, które pozwolą ci wykonać te podstawowe

Co tydzień

• wykonaj to, czego nie udało ci się dokończyć w poprzednim tygodniu
• pamiętaj o rezerwie czasowej na nieprzewidziane sytuacje
• określ kolejność wykonywania zadań

Codziennie

• przejrzyj kalendarz spotkań
• określ kolejność zadań
• zaplanuj czas dla spraw koniecznych do zrobienia choć mało istotnych

A teraz clue programu, czyli nasze małe grzeszki, które mogą przerodzić się rzeczywiście w problem, kiedy zatracimy równowagę między krótkimi przerywnikami w pracy a wykonywaniem naszych zawodowych obowiązków.

• Rozmowy telefoniczne: nie ma konieczności dzwonić do babci bądź opiekunki co godzinę sprawdzając, czy nasze dziecko już i ile zjadło. Maluch na pewno ma się dobrze, a nasza koleżanka przy biurku obok może tracić pomału cierpliwość wysłuchując naszego ciągłego paplania;

• Papiery, gazety- zazwyczaj na nasze biurko każdego ranka trafiają prenumerowane gazety, listy itp. Dodajmy do tego papiery, których nie posprzątaliśmy przed wyjściem z pracy dnia poprzedniego a robi nam się prawdziwy, trudny do ogarnięcia chaos;

• Niespodziewani goście- pamiętaj, że praca to nie twój salon. Koleżanka, twoja mama czy syn mogą porozmawiać z tobą w domu. Niekoniecznie muszą zjawiać się codziennie przed drzwiami twojego biura.

• Internet jest rzeczywiście kopalnią wiedzy, ale nie oszukujmy się, nie tylko. Dokonaj rachunku sumienia i przyznaj się sam przed sobą czego szukasz w sieci. Portale społecznościowe, plotkarskie, ogłoszenia o pracy, układanie pasjansa to są nasze główne grzeszki.

• Złe samopoczucie – są takie dni w życiu każdego zatrudnionego, kiedy to po prostu nam się nie chce. Właśnie rozkłada nas grypa, nie wyspaliśmy się, czy dopadło nas jesienne przesilenie. Wszystko to może spowodować, że będziemy snuli się po biurze nie robiąc tak naprawdę niczego.

• Spotkania. Wydawać się może, że tutaj to przesadziłam ponieważ stanowią one nieodzowną część naszych obowiązków. Czasami jednak klient czy współpracownik wymaga na nas kolejne, tak naprawdę niepotrzebne wizyty, a przecież do każdego spotkania musimy się przygotować. Każda kobieta poprawi uprzednio makijaż, uporządkuje trochę biurko, no i oczywiście wyjdzie wcześniej, żeby się nie spóźnić. A potem? Oczywiście w mieście zazwyczaj trafi się korek, na spotkaniu trochę się zagadamy, a potem musimy jeszcze dojechać do firmy. Ile czasu straciliśmy?…

• Papierosy. Zauważalna jest zmniejszona ilość palaczy, ale w dalszym ciągu tacy się zdarzają. Sam moment wypalenia papierosa jest krótki, ale.. Zazwyczaj nie chodzimy palić sami, czekamy więc przy biurku kolegi aż on skończy wysyłać maila. Potem jeśli jest już zimno, musimy się ubrać, ponieważ coraz częściej nie pali się już w budynkach. Schodzimy więc na dół i zaczynamy rozmawiać, co trwa zazwyczaj trochę dłużej niż sam fakt palenia. Po powrocie rozbieramy się, często zajrzymy do kuchni zrobić sobie herbatę i lepiej żebyśmy nie spoglądali wówczas na zegarek sprawdzając ile czasu minęło, bo możemy się przestraszyć.

• Przeciążenie obowiązkami. Są takie momenty, kiedy wydaje nam się, że wszystko nas przerasta. Papiery zdają się nie mieć końca, a szef wciąż wysyła do nas nowe maile z tabelkami do wypełnienia. Co się wtedy dzieje? Wyłączmy się, niby siedzimy przed komputerem, ale tak naprawdę nawet nie widzimy co widnieje na ekranie.

Pożeraczy czasu jest całe mnóstwo i myślę, że każdy z nas dodałby coś jeszcze do powyższej listy. Nie oszukujmy się, to nie jest tak, ze przez osiem godzin w firmie jesteśmy na najwyższych obrotach. Świat się nie zawali jeśli zrobimy sobie małą przerwę, czy zagadniemy koleżankę. Istotne jest jednak aby szala wagi nie przechyliła się w drugą stronę, i czas relaksu nie przeważył czasu poświęcanego na wykonywanie obowiązków.